A day spent switching

When the working day is over, it sometimes feels as if you have done a great deal, even though nothing was actually finished. There was nothing unusual in the calendar. Still, you feel the way you do after a long drive.

The reason is often not the amount of work, but how many times during the day you switched from one task to another.

Email, then a quote. Halfway through the quote a message comes in, and you answer it quickly. Back to the quote, but first you have to remember where you left off. Then a phone call, then a spreadsheet someone needs today. And email again.

None of these switches is big, which is why nobody notices them. But each one costs a moment: the thought has to be gathered again, the context recalled, the unfinished thing carried along to the next. By evening those moments have added up to a tiredness that is hard to name.

Say, for example, that you switch tasks thirty times a day and each switch takes two minutes before you are properly back in it. That is an hour a day and five hours a week. They show up nowhere, because every day they are split into thirty pieces. Your own numbers may be different, and you won't know them until you track them.

More important than the hours is where the tiredness lands. It lands on exactly the part of the day where you needed all of your attention: one decision, one difficult message, one price. When that moment comes, part of your mind is still somewhere in the previous task.

This is hard to see in your own day, because every switch seems sensible at the moment it happens. The message is worth answering straight away, so it doesn't get forgotten. The spreadsheet is worth sending, because someone is waiting for it. Each decision on its own is right. Only when you look at the whole day at once do you see that together they have cut it into pieces so small that there was never time to concentrate properly on anything.

Automation is usually presented as speed. Things get done faster, the report appears in seconds, the reply is ready before you have had time to think. But many people first notice something quieter: there are fewer switches. The small things are already handled before you sit down, and you don't have to interrupt what you are doing because of them. The day is not shorter, but it is more whole.

There is also a limit worth saying out loud. Not every interruption should go. A customer's call, a colleague's question or an urgent fix is work, not a disturbance. This is about the switches that repeat in the same way from day to day and don't need you.

Start simply, today. Keep a sheet of paper on your desk and draw a line on it every time you switch tasks in the middle of another. Don't change anything yet and don't judge. Just record. In the evening, count the lines and write down next to them the three most common reasons you had to switch.

The number tells you how fragmented your day is. The reasons tell you where to start.

What would you do with a day that had four fewer interruptions in it?

—

AI Bro Labs · https://aimarketingmandate.com
Joint Venture Finland · https://jointventurefinland.fi

Follow us:
LinkedIn · https://www.linkedin.com/in/peter-jones-3728b5424/
Facebook · https://www.facebook.com/people/AI-Marketing-Mandatecom/61592003897204/
Instagram · https://www.instagram.com/aimarketingmandate
Threads · https://www.threads.com/@aimarketingmandate
Bluesky · https://bsky.app/profile/aimarketingmandate.bsky.social
X · https://x.com/JointVentureFI
Pinterest · https://www.pinterest.com/aimarketingmandateautomation
YouTube · https://www.youtube.com/channel/UCDZeMQdDh8JhoCDdPTQecMA

Kommentit

Lähetä kommentti

Tämän blogin suosituimmat tekstit

Kysy itseltäsi yksi kysymys. Kuinka monta tuntia viime viikolla meni siihen työhön, jota kukaan ei nähnyt?

Ei asiakastapaamisiin. Ei siihen työhön, josta laskutit. Vaan siihen, mikä tapahtui ennen ja jälkeen. Sähköpostien lajitteluun. Saman tiedon siirtämiseen paikasta toiseen. Sen etsimiseen, minne kirjoitit sen asian kolme viikkoa sitten. Tarjouksen muotoiluun, jonka rungon olet kirjoittanut jo neljäkymmentä kertaa. Useimmat yrittäjät eivät tiedä vastausta. Ei siksi, etteivät he osaisi laskea, vaan siksi, että tuo työ ei näy missään. Se ei ole kalenterissa. Se ei ole laskulla. Se valuu iltoihin ja viikonloppuihin, ja koska se on aina ollut siellä, se alkaa näyttää työn luonteelta eikä sen kustannukselta. Tämä on kohta, jossa keskustelu tekoälystä yleensä menee väärään suuntaan. Puhutaan siitä, mitä kone osaa. Parempi kysymys on, mitä sinä teet sillä ajalla, joka vapautuu. Otetaan yksi esimerkki. Sanotaan, että kirjoitat viikossa kymmenen samankaltaista sähköpostia. Ne eivät ole vaikeita. Ne vain vievät aikaa, ja jokainen niistä katkaisee jonkin toisen ajatuksen. Jos jokainen vie...
Lue lisää

Lista asioista, joita ei anneta koneelle

Kun yritys alkaa käyttää tekoälyä, ensimmäinen kysymys on yleensä: mitä kaikkea tällä voi tehdä? Se on hyvä kysymys. Sen rinnalle kannattaa heti kirjoittaa toinen: mitä tällä ei tehdä? Toiseen kysymykseen on lyhyempi vastaus, ja se on tärkeämpi. Miksi lista tarvitaan Tekoäly tekee työn nopeasti. Se ei väsy, ei epäröi eikä kysy, onko tämä nyt hyvä hetki. Juuri siksi se tarvitsee rajat. Rajat eivät ole sitä varten, että kone yrittäisi rikkoa niitä. Ne ovat sitä varten, että ihminen ei kiireessä anna koneelle jotain, minkä olisi pitänyt hoitaa itse. Tyypillinen tilanne: on myöhä ilta, sähköposteja on paljon ja yksi niistä on hankala. Kone kirjoittaisi vastauksen kymmenessä sekunnissa. Silloin lista seinällä sanoo: ei tätä. Tämä kirjoitetaan itse. Mitä listalla yleensä on Jokainen yritys tekee oman listansa. Näitä asioita niissä on usein: Mikään ei mene asiakkaalle niin, ettei kukaan ole lukenut sitä. Kone saa kirjoittaa luonnoksen. Ihminen lukee ja lähettää. Hinnat j...
Lue lisää

Ensimmäinen tunti tekoälyn kanssa

Moni aloittaa tekoälyn käytön samalla tavalla. Avataan palvelu, kirjoitetaan kysymys, luetaan vastaus. Joskus tulos on yllättävän hyvä, joskus kömpelö, eikä oikein tiedä, kumpi oli sattumaa. Sen jälkeen käyttö jää usein irralliseksi. Välillä yksi sähköposti, välillä yksi somepäivitys. Työkalu on käytössä, mutta tapa puuttuu. Ensimmäisen tunnin voi käyttää toisin. Ei kikkojen opetteluun, vaan kolmeen asiaan, jotka kantavat pitkään. Ensimmäinen on asetukset. Yleisissä tekoälypalveluissa on kohta, jossa päätetään, tallentuuko keskusteluhistoria ja saako palvelu käyttää keskusteluja kehittämiseen. Se on muutaman minuutin asia. Kun sen tekee heti, ei tarvitse myöhemmin miettiä, mitä tuli kirjoitettua ja minne. Toinen on raja. Kirjoita itsellesi lyhyt lista siitä, mitä työkaluun ei laiteta: asiakkaiden henkilötiedot, salasanat, tilinumerot, keskeneräiset sopimukset. Lista ei ole epäluottamusta. Se on sama asia kuin tietää, mitkä paperit jätetään pöydälle ja mitkä laitetaan laatikkoon....
Lue lisää